Estructura de una CARTA formal - RESUMEN con EJEMPLOS!!

Vamos a enumerar las diferentes partes de una carta formal de forma diferenciada. Después de nuestro exitoso artículo de ¿Cómo escribir una carta formal en español? hoy toca ver todas estas partes de  una carta formal, las cuales, tienen la posibilidad de aplicarse a cualquier clase de carta, debido a que en más grande o menor nivel, cualquier clase de comunicación requiere de un orden de redacción de contenido que se haga más fácil la lectura posterior por parte del receptor.

Por consiguiente, salvo que el tipo de carta sea excesivamente personal o informal, necesita que se redacte evadiendo contenidos escritos espontáneos o dejar la cabeza fluir sin un orden preciso. Siendo muy aconsejable, más que nada, plantear antes un borrador en el que plasmar los datos y el orden, que más adelante se va a pasar a limpio.

En el momento de fijar la composición y el contenido de una carta formal debemos ceñirnos a bastantes principios de calidad, unas normas de rectificación, claridad, ortografía, orden, exactitud, facilidad y cortesía.

Una carta formal debe contener las siguientes 8 partes bien diferenciadas:

1 – Membrete

2 – Destinatario

3 – Fecha

4 – Encabezamiento

5 – Introducción

6 – Cuerpo

7 – Despedida

8 – Firma

En algunas ocasiones, más que nada en la etapa donde las cartas se escribían a mano, aparecían en el final otras partes como: – Postdata, – Notas, usadas más que nada para agregar información que se había olvidado integrar en el cuerpo de la carta, y que por consiguiente, para no tener que volver a redactar el archivo desde el inicio, se venía usando esta clase de fórmulas.

Sin embargo, si se siguen los pasos establecidos tal y cómo se muestran antes escritos, y se ejecuta un borrador que integre todas las ideas clave, no va a ser primordial tener que recurrir a una postdata. En cuyo caso, siempre debe ser escueta y concisa en forma de telegrama, sin alcanzar excesivamente en su contenido.

1 – El membrete

Cuando hablamos de cartas formales de carácter privado se tiene dentro un membrete con los datos del remitente en la sección izquierda de la carta, aunque muchas cartas de tipo comercial o empresarial acostumbran integrar estos datos en el centro de la parte de arriba.

Como remitente, hablamos a los datos de la persona o compañía que redacta la carta. La funcionalidad del membrete es la de ofrecer respuesta a la primera pregunta que siempre se hace todo receptor de una carta ¿Quién redacta? Por ello, el membrete del remitente debe integrar el nombre de la compañía o persona, adjuntado con su dirección, número de telefóno fijo y/o móvil, fax, correo electrónico…etc.

Ejemplo:

Bodegas Marqués de Medici

Avenida de la independencia 23, 3º

18080 Guadalajara

tlf: 55 112483

Fax: 55 494948

marques@medicibodegas.info

2 – Destinatario:

Puede parecer insignificante integrar en nuestra carta los datos de la persona a los que va apuntada, pero la vivencia nos comunica, más que nada dentro de todo el mundo empresarial, que una cantidad enorme de cartas son enviadas a la persona equivocada o a la gente que no tienen la bastante rivalidad para hacerse cargo.

Va a ser cuestión del propio receptor el ver si la carta le se ajusta a él por necesidad o si por el opuesto puede delegarla en otra persona o departamento de la compañía.

Frecuentemente, el receptor acostumbra llevar a cabo referencia a un cargo dentro de la compañía, sin denominar en ningún instante el nombre de quién le sea correcto, como por ejemplo: A la persona encargada de los elementos humanos…

En el momento de integrar la dirección del receptor tenemos la posibilidad de llevarlo a cabo de dos formas diferentes. El estilo inglés lo establece alineado a la izquierda, debajo del membrete del remitente, y el estilo francés lo tiene dentro además bajo el remitente, pero a la derecha, marcando una más grande distingue entre las dos partes.

En la actualidad, el estilo francés es el que viene siendo más usando, por lo cual recomendamos que el receptor se muestre a la derecha.

Un caso de muestra de receptor es el siguiente:

Sr. D. Manuel López Marino

Director de RRHH

FABRICASS S.A.

c/ Cruz rodriguez 23

18035 Jalisco

3 – La fecha:

En tercer lugar podemos encontrar la fecha. Lo verdaderamente recurrente es escribirla en la sección derecha, justo debajo del receptor, y acostumbra empezar con el nombre de la región o población donde se redacta la carta.

Como habitual general, si en el membrete ya hace aparición el nombre de la gente, no es requisito volver a repetirlo en la fecha. Un caso de muestra de fecha pudiera ser el siguiente:

Localidad de México, a 12 de Febrero de 2017

4 – Encabezamiento:

Como es recurrente en toda clase de correo formal, se hace muy primordial utilizar la cortesía, el respeto y el régimen correcto de acuerdo con la persona destinataria. En todos las situaciones, se cerrará la cita con dos puntos.

Dentro del tema de las relaciones formales y laborales, lo verdaderamente recurrente es encabezar la carta con la palabra estimado o estimada, distinguido o distinguida, seguido de la abreviatura correspondiente. Según sea la consideración del cargo, se tienen la posibilidad de utilizar las expresiones «excelentísimo» abreviado como Excmo(a). y también «Vuestra excelencia» abreviado como V.E.. Para la situación de dirigirse a un juez, alcalde o presidente de alguna clase de audiencia que requiera el régimen de «Vuestra Señoría» se usa la abreviación V.S. o Usía.

Ejemplos de encabezados:

• Estimado Sr.:
• Estimada Sra.:
• Distinguido Sr.:
• Excmo Sr.:

Todos los tratamientos están regulados por las diferentes normas protocolarias y fórmulas de cortesía, por lo cual conviene cumplirlas de forma rigurosa para no caer, sin percatarnos, en faltas de respeto o aparente menosprecio del receptor.

Otros ejemplos de encabezamientos son:

• VUESTRA MAJESTAD a los reyes o monarcas
• ALTEZA REAL a los príncipes e infantes
• Excelentísimo (EXCMO.) a presidentes de gobiernos, alcaldes, embajadores, capitanes en general del batallón, rectores de facultad y integrantes de Reales Academias.
• Ilustrísimo (ILMO.) a directores de compañía, decanos de facultad, directores de academias o jefes de policia.
• SANTÍSIMO PADRE para dirigirse al Papa
• EMINENCIA para los cardenales
• EXCELENCIA para los obispo

Si la carta no fuera formal y estuviera apuntada a un individuo popular con la que ya poseemos establecida alguna seguridad, puede utilizarse el popular cliché de:

Querido(a) amigo(a):

5 – Introducción:

La primer parte tiene como finalidad la de hacer un clima más interesante y predisponer al receptor a recibir la información de una forma despacio para la situacion de novedades negativas, o la de hacer un vínculo más sociable para la situacion de personas que establen contacto por primera oportunidad.

Por ejemplo:

Es un exitación ponerme en contacto con usted….

No tengo el gusto de conocerle en persona pero….

Lamento tener que hacerle llegar malas novedades pero…

Si no se necesita tacto y ya hay una cordialidad previa de cartas anteriores, puede excluirse la primer parte y pasar de manera directa al cuerpo del mensaje.

6 – Cuerpo del mensaje:

El cuerpo del mensaje o cuerpo central va a tratar de ofrecer respuesta a las causas que han originado la carta. En esta parte se tienen que integrar todos esos datos e ideas que constituyen el asunto central de la carta, asi sea una aprobación, una información, un agradecimiento, una invitación… etc.

Comunmente el cuerpo es la parte más larga de la carta y la que tiene dentro el abultado de la información, por lo cual se considera siempre oportuno y aconsejable, finalizar el cuerpo con una cita que resuma el contexto global de la carta antes de pasar a la despedida.

7 – La despedida o cierre:

Además llamada como Cierre, es aquella parte de la carta donde se utiliza una más grande carga de cortesía, comunmente para manifestar buenos deseos y para despedirse de una forma cordial y afable.

Por regla establecida, la despedida acostumbra redactarse usando los verbos en tercera persona, y no en primera, como en la situacion del cuerpo de la carta. Se utilizarán expresiones tales como: «Se despide» o «Le saluda atentamente» evadiendo por consiguiente utilizar «Me despido» o «le saludo», impropios de la carta formal.

Se sugiere la brevedad, y de la misma manera que el encabezado, se utilizarán diferentes fórmulas de cierre en funcionalidad de la persona a la que va apuntada la carta, como por ejemplo:

• Atentamente
• Un atento saludo
• Un cordial saludo
• Atentamente les saluda
• Se despide atentamente
• Le saluda cordialmente

8 – La firma:

Dentro del tema comercial, si que es verdad que se acostumbra utilizar una antefirma, donde hace aparición el cargo y el nombre del firmante, precedido de la abreviatura Fdo (firmado).

Como por ejemplo:

(garabato firma)

Fdo.: Manuel López Ortega

Director del colegio Santa eulalia

Aunque en la mayor parte de las situaciones, la firma acostumbra mostrarse luego del nombre y del cargo:

Fdo: Miguel García

(Firma)

Partes complementarias:

Hay lo que se nombran partes complementarias cuya finalidad es la de agregar un contenido final. En varias oportunidades, se olvida nombrar algún aspecto sustancial o apunte de más reciente hora, y no se precisa romper el orden estructural de la carta. Para eso, existe la posdata, o las notas finales.

La normativa sugiere escribir la palabra «posdata:» o «Notas:»

Seguido de la información agregada o olvidada. No hay que abusar de esta oportunidad, ni integrar largos párrafos, debido a que ensucian y deforman la composición, además de prestar una apariencia negativa al lector. Se habla, por consiguiente, de un espacio con limite, corto y conciso. Si la información necesita de un más grande espacio, se sugiere comenzar a escribir otra vez.

La composición y elementos de una carta formal:

Además de proteger las diferentes partes de la carta formal, debemos tomar en cuenta, los diferentes elementos que constituyen todas las partes, y la composición final que tienen que adoptar para que la carta sea aceptable presentada.

En la siguiente imagen, podemos consultar la composición final que a la que debe asemejarse nuestra carta formal. Con los distintos elementos colocados en su espacio y en su orden correspondiente.

El membrete en la parte de arriba, separado del receptor, asi sea a la derecha, o a la izquierda, tal es así que logren distinguirse y leerse de forma clara y estructurada.

La fecha bajo el receptor.

El encabezamiento, en la sección izquierda, siempre usando de los títulos civiles y uso de las abreviaturas que correspondan para todos los tratamientos. Cualquier persona que sea la fórmula de cortesía elegida, siempre se acompañará de los dos puntos (:), jamás de otros signos de puntuación, así como la coma o punto y coma, etc…

El cuerpo o tema de la carta corresponde con el elemento más relevante y empieza en la primera línea luego del encabezamiento o fórmula de saludo. Si la carta tiene dentro numerosos temas diferentes, conviene enseñar todos ellos dentro de su párrafo. Su disposición acostumbra atender comúnmente a dos tipos de estilos diferenciados.

• El Estilo en bloque: Donde los párrafos tienen inclinación a alinearse a la izquierda guardando siempre una división a doble espacio.
• El estilo alineado: En el que todos los párrafos empieza con su primera línea de entrada.

La despedida bajo el cuerpo, detallando el desenlace de la carta.

Finalmente, la firma, hace aparición bajo la despedida, o bien a la derecha o en el centro. Aunque no hay un lugar sugerido y el que redacta tiene absoluta independencia para firmar donde mejor le parezca, pero se utilizan estos sitios para lograr leerse con más grande claridad, debido a que tiende a ser la parte más ilegible de toda la carta.